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Comment analyser une action pour améliorer ses stratégies d'intervention
Comment analyser une action pour améliorer ses stratégies d'intervention
Les pratiques professionnelles sont une incessante succession d'actions mises en œuvre pour servir un but et ainsi atteindre un objectif opérationnel.
L'ensemble des actions accomplies par un professionnel, quel que soit le secteur d'activité et le niveau hiérarchique, représente ses propres pratiques d'intervention.
Mais réaliser des actions sans les analyser revient à travailler hors conscience et donc, de prendre le risque de répéter indéfiniment les mêmes erreurs.
Analyser une action pour améliorer ses stratégies d'intervention devient une pratique incontournable pour s'adapter en permanence à la complexité et à la variabilité des nombreuses situations professionnelles vécues.
Pour analyser une action, il est nécessaire de l'appréhender dans ses trois temporalités :
Etudions les stratégies et les outils de la préparation d'une action.
L'ensemble des actions accomplies par un professionnel, quel que soit le secteur d'activité et le niveau hiérarchique, représente ses propres pratiques d'intervention.
Mais réaliser des actions sans les analyser revient à travailler hors conscience et donc, de prendre le risque de répéter indéfiniment les mêmes erreurs.
Analyser une action pour améliorer ses stratégies d'intervention devient une pratique incontournable pour s'adapter en permanence à la complexité et à la variabilité des nombreuses situations professionnelles vécues.
Pour analyser une action, il est nécessaire de l'appréhender dans ses trois temporalités :
- La préparation de l'action
- La réalisation de l'action
- Le suivi de l'action.
Etudions les stratégies et les outils de la préparation d'une action.
La préparation d'une action pour éliminer les risques
Tout se prépare, l'improvisation n'a pas sa place dans les contextes professionnels.
Pour débuter, je vous propose un jeu concernant la préparation d'une action professionnelle.
Vous devez trouver trois verbes qui commencent par P.
La mise en œuvre de ces trois verbes commençant par P est le marqueur des grands professionnels.
Après quelques instants de réflexion, vous pensez logiquement au verbe Préparer ...... et vous avez raison : vous avez trouvé le premier verbe commençant par P.
Puis pour les deux autres verbes, vous allez proposer :
Présenter - Planifier - Prévoir - Programmer - positionner - partager ........ et bien d'autres selon votre imagination ....
en fait, la réponse est :
Le premier verbe commençant par P est bien Préparer.
Le second verbe est Préparer et le troisième est également Préparer.
La règle professionnelle pour une parfaite préparation est : préparer - préparer et préparer ...on ne prépare jamais assez ses interventions !
Ce petit jeu, fréquemment proposé aux managers en formation, envoie le message qu'il est nécessaire de parfaitement préparer et analyser une action pour améliorer ses stratégies d'intervention, recueillir l'ensemble des informations relatives à l'action et anticiper les éventuels aléas de situation.
Mais concrètement, comment analyser une action pour améliorer ses stratégies d'intervention ?
Rentrons dans l'outillage méthodologique de la préparation d'une action professionnelle.
Une première stratégie est la visualisation.
Cette préparation mentale consiste à visualiser sur son écran mental la situation idéale que l'on veut vivre.
S'il s'agit de prendre la parole devant un auditoire, on se visualise souriant, confiant, sur de soi tout en prenant la parole avec une rhétorique efficace et persuasive.
S'il s'agit de conduire une réunion à forts enjeux, on se visualise dans la salle en débutant la réunion avec un cadrage professionnel et en ayant une posture et un rythme de voix parfaitement adaptés à la situation.
La visualisation met en place le phénomène d'auto conditionnement.
Le cerveau va garder en mémoire les mots, les postures et les émotions visualisées par anticipation durant la préparation.
Ces souvenirs seront déstockés lors de la mise en œuvre de l'action. Ce puissant mécanisme cognitif est utilisé en sophrologie et en thérapie pour modifier et améliorer des comportements.
Pour rappel, les trois comportements humains sont associés aux trois communications :
La visualisation est également massivement utilisée pour la préparation mentale des athlètes et des artistes.
En complément de cette préparation mentale, étudions une préparation graphique et opérationnelle.
Un outil majeur pour analyser une action et améliorer ses stratégies d'intervention sont les 5W dans sa version Américaine ou le QQOQCCP pour la version Française.
Pour faire simple, les 5W est l'analyse opérationnelle qu'il est indispensable de faire avant toute intervention.
Les 5W, utilisés dès l'antiquité est un outil modélisé aux Etat Unis après guerre pour organiser la vente des biens de consommation fabriqués en masse en Amérique.
Cet outil très structurant a été rapidement utilisé par les journaliste pour couvrir de manière exhaustive une actualité.
L'analyse opérationnelle se base sur 7 items qui permet de réunir l'ensemble des éléments d'une situation à venir :
QUI - QUOI - OU - QUAND - COMMENT - COMBIEN - POURQUOI.
Pour exemple pratique, restons sur une action majeure en management : la préparation d'une réunion.
Une semaine avant la réunion, l'animateur doit analyser cette action afin de la préparer au mieux.
Pour aller vite et être efficace, le manager prend une feuille de papier puis inscrit dessus la structure de l'analyse opérationnelle.
Ce puissant outil d'analyse va prendre le relai de préparation en fournissant une matrice structurante :
Sans objectif opérationnel parfaitement défini (observable et mesurable), la réunion se transformera rapidement en réunionite car les participants ne savent pas ce qu'ils doivent produire ensemble.
Grâce à ces deux outils de préparation, la visualisation et les 5W, l'analyse préparatoire d'une action professionnelle est rapide et efficace.
Après la préparation, l'action.
Pour débuter, je vous propose un jeu concernant la préparation d'une action professionnelle.
Vous devez trouver trois verbes qui commencent par P.
La mise en œuvre de ces trois verbes commençant par P est le marqueur des grands professionnels.
Après quelques instants de réflexion, vous pensez logiquement au verbe Préparer ...... et vous avez raison : vous avez trouvé le premier verbe commençant par P.
Puis pour les deux autres verbes, vous allez proposer :
Présenter - Planifier - Prévoir - Programmer - positionner - partager ........ et bien d'autres selon votre imagination ....
en fait, la réponse est :
Le premier verbe commençant par P est bien Préparer.
Le second verbe est Préparer et le troisième est également Préparer.
La règle professionnelle pour une parfaite préparation est : préparer - préparer et préparer ...on ne prépare jamais assez ses interventions !
Ce petit jeu, fréquemment proposé aux managers en formation, envoie le message qu'il est nécessaire de parfaitement préparer et analyser une action pour améliorer ses stratégies d'intervention, recueillir l'ensemble des informations relatives à l'action et anticiper les éventuels aléas de situation.
Mais concrètement, comment analyser une action pour améliorer ses stratégies d'intervention ?
Rentrons dans l'outillage méthodologique de la préparation d'une action professionnelle.
Une première stratégie est la visualisation.
Cette préparation mentale consiste à visualiser sur son écran mental la situation idéale que l'on veut vivre.
S'il s'agit de prendre la parole devant un auditoire, on se visualise souriant, confiant, sur de soi tout en prenant la parole avec une rhétorique efficace et persuasive.
S'il s'agit de conduire une réunion à forts enjeux, on se visualise dans la salle en débutant la réunion avec un cadrage professionnel et en ayant une posture et un rythme de voix parfaitement adaptés à la situation.
La visualisation met en place le phénomène d'auto conditionnement.
Le cerveau va garder en mémoire les mots, les postures et les émotions visualisées par anticipation durant la préparation.
Ces souvenirs seront déstockés lors de la mise en œuvre de l'action. Ce puissant mécanisme cognitif est utilisé en sophrologie et en thérapie pour modifier et améliorer des comportements.
Pour rappel, les trois comportements humains sont associés aux trois communications :
- Le comportement verbale : ce sont les mots prononcés avec le rythme et les intonations.
- Le comportement non-verbal : ce sont les postures et les mimiques.
- Le comportement émotionnel : ce sont les ressentis vécus durant l'action.
La visualisation est également massivement utilisée pour la préparation mentale des athlètes et des artistes.
En complément de cette préparation mentale, étudions une préparation graphique et opérationnelle.
Un outil majeur pour analyser une action et améliorer ses stratégies d'intervention sont les 5W dans sa version Américaine ou le QQOQCCP pour la version Française.
Pour faire simple, les 5W est l'analyse opérationnelle qu'il est indispensable de faire avant toute intervention.
Les 5W, utilisés dès l'antiquité est un outil modélisé aux Etat Unis après guerre pour organiser la vente des biens de consommation fabriqués en masse en Amérique.
Cet outil très structurant a été rapidement utilisé par les journaliste pour couvrir de manière exhaustive une actualité.
L'analyse opérationnelle se base sur 7 items qui permet de réunir l'ensemble des éléments d'une situation à venir :
QUI - QUOI - OU - QUAND - COMMENT - COMBIEN - POURQUOI.
Pour exemple pratique, restons sur une action majeure en management : la préparation d'une réunion.
Une semaine avant la réunion, l'animateur doit analyser cette action afin de la préparer au mieux.
Pour aller vite et être efficace, le manager prend une feuille de papier puis inscrit dessus la structure de l'analyse opérationnelle.
Ce puissant outil d'analyse va prendre le relai de préparation en fournissant une matrice structurante :
- QUI : Les personnes à inviter à la réunion. Le listing des personnes concernées
- QUOI : L'ordre du jour, les thèmes à traiter. Le conducteur de la réunion
- OU : Le lieu et le choix de la salle. La réservation à faire
- QUAND : Le jour et l'horaire. Le choix du meilleur horaire
- COMMENT : La stratégie d'animation de la réunion. La préparation du questionnement pour avoir une réunion participative.
- COMBIEN : La durée de la réunion. Le timing des différentes parties de la réunion
- POURQUOI : L'objectif de la réunion. La production à obtenir au terme de la réunion.
Sans objectif opérationnel parfaitement défini (observable et mesurable), la réunion se transformera rapidement en réunionite car les participants ne savent pas ce qu'ils doivent produire ensemble.
Grâce à ces deux outils de préparation, la visualisation et les 5W, l'analyse préparatoire d'une action professionnelle est rapide et efficace.
Après la préparation, l'action.
Analyser une action en action pour gérer les aléas
Le jour J est arrivé et l'action se met en place.
La visualisation permet de se positionner par les mots, les gestes et l'impression suscitée.
Avec les 5 W, tous les éléments opérationnels sont en place, comme prévu.
Maintenant, il s'agit de contrôler le déroulement de l'action, en action.
Ce puissant outil d'analyse professionnelle est : la méta analyse.
La méta analyse consiste à être un observateur réflexif de l'action, alors que l'on est acteur de l'action.
Gardons notre exemple de la réunion :
Le manager débute la réunion et convoque la méta analyse qui lui dit, comme une petite voix : "Attention, tu dois faire le cadrage de la réunion" - "attends un peu que tout le monde ait fermé les écrans" - "utilise l'outils C.U.O.o pour faire ton cadrage".
La méta analyse observe en temps réel l'ensemble des processus relationnels et opérationnels qui se déploient pendant l'action.
La méta analyse permet de recaler immédiatement un comportement, verbal - non verbal ou émotionnel, pour choisir l'option la plus efficace.
La méta analyse oblige le manager à avoir un œil au-dessus de la situation pour éviter de se faire embarquer par ses émotions ou par des participants qui décadrent, volontairement ou non, les échanges en y mettant des parasites de communication.
La méta analyse va immédiatement repérer et alerter sur le fait que la visualisation de la situation idéale faite pendant la préparation ne se déroule pas comme prévu.
Le manager va immédiatement mettre en place un recadrage ou changer de stratégie d'animation pour revenir à la situation idéale voulue et ainsi, atteindre l'objectif de sa réunion.
La réunion étant sou contrôle grâce à la méta analyse, tout se termine parfaitement, à l'heure et tout en ayant atteint l'objectif de production annoncé pendant le cadrage.
Les derniers participants quittent la salle et le manager se retrouve seul face à lui même.
Mais que doit-il faire maintenant ?
La visualisation permet de se positionner par les mots, les gestes et l'impression suscitée.
Avec les 5 W, tous les éléments opérationnels sont en place, comme prévu.
Maintenant, il s'agit de contrôler le déroulement de l'action, en action.
Mais quel est l'outil le plus puissant que doit mettre en place un professionnel pour évaluer ses pratiques et améliorer ses stratégies d'intervention ?
Ce puissant outil d'analyse professionnelle est : la méta analyse.
La méta analyse consiste à être un observateur réflexif de l'action, alors que l'on est acteur de l'action.
Gardons notre exemple de la réunion :
Le manager débute la réunion et convoque la méta analyse qui lui dit, comme une petite voix : "Attention, tu dois faire le cadrage de la réunion" - "attends un peu que tout le monde ait fermé les écrans" - "utilise l'outils C.U.O.o pour faire ton cadrage".
La méta analyse observe en temps réel l'ensemble des processus relationnels et opérationnels qui se déploient pendant l'action.
La méta analyse permet de recaler immédiatement un comportement, verbal - non verbal ou émotionnel, pour choisir l'option la plus efficace.
La méta analyse oblige le manager à avoir un œil au-dessus de la situation pour éviter de se faire embarquer par ses émotions ou par des participants qui décadrent, volontairement ou non, les échanges en y mettant des parasites de communication.
La méta analyse impose une prise de distance et un recul analytique pendant que l'action se déroule.
La méta analyse va immédiatement repérer et alerter sur le fait que la visualisation de la situation idéale faite pendant la préparation ne se déroule pas comme prévu.
Le manager va immédiatement mettre en place un recadrage ou changer de stratégie d'animation pour revenir à la situation idéale voulue et ainsi, atteindre l'objectif de sa réunion.
La réunion étant sou contrôle grâce à la méta analyse, tout se termine parfaitement, à l'heure et tout en ayant atteint l'objectif de production annoncé pendant le cadrage.
Les derniers participants quittent la salle et le manager se retrouve seul face à lui même.
Mais que doit-il faire maintenant ?
L'analyse de pratique pour analyser une action et optimiser ses pratiques professionnelles
Tout professionnel, dès qu'il vient de terminer un acte, doit impérativement convoquer l'analyse de pratique.
Le protocole de l'analyse de pratique :
Dès que l'action est terminée, il est nécessaire de se poser les trois questions du protocole de l'analyse de pratique :
1° : Qu'est ce qui a marché ?
2° : Qu'est ce qui n'a pas marché ?
3° : Que dois-je améliorer la prochaine fois ?
La première question invite à questionner ses pratiques pour analyser leur bonne mise en oeuvre. La première question conforte les compétences et fait plaisir.
Mais ce qui nous interresse pour améliorer ses stratégies d'intervention, est la seconde question qui propose de se regarder en face pour mettre en lumière les pratiques maladroites et les comportements peu efficaces.
Le phénomène d'auto programmation du cerveau s'invite à nouveau pour déprogrammer les mauvaises pratiques et reconfigurer les comportements professionnels.
La reprogrammation cognitive est renforcée par la troisième question qui vient consolider la stratégie de changement nécessaire pour optimiser ses stratégies d'intervention.
En synthèse :
Tout professionnel se doit d'améliorer ses compétence en préparant consciencieusement ses actions.
Tout commence par la préparation en visualiser mentalement la situation idéale voulue afin que le cerveau imprime par anticipation l'ensemble des éléments de l'action.
Puis l'indispensable analyse opérationnelle permet de lister tous les composants qui vont construire la future action.
La mise en œuvre doit être contrôlée en temps réel par la méta analyse qui pilote et évalue la pertinence des comportements observés chez les autres et pour soi-même.
Pour faire l'analyse d'une action et optimiser ses stratégies d'intervention, un seul outil va permettre la mise à distance et la prise de conscience des nécessaires changements de comportements : l'analyse de pratique.
Si vous recherchez des formations sur le management et la communication, CONTACTEZ-NOUS.
Le protocole de l'analyse de pratique :
Dès que l'action est terminée, il est nécessaire de se poser les trois questions du protocole de l'analyse de pratique :
1° : Qu'est ce qui a marché ?
2° : Qu'est ce qui n'a pas marché ?
3° : Que dois-je améliorer la prochaine fois ?
L'analyse de pratique oblige de revivre mentalement et à chaud l'action qui vient de se terminer.
La première question invite à questionner ses pratiques pour analyser leur bonne mise en oeuvre. La première question conforte les compétences et fait plaisir.
Mais ce qui nous interresse pour améliorer ses stratégies d'intervention, est la seconde question qui propose de se regarder en face pour mettre en lumière les pratiques maladroites et les comportements peu efficaces.
Le phénomène d'auto programmation du cerveau s'invite à nouveau pour déprogrammer les mauvaises pratiques et reconfigurer les comportements professionnels.
La reprogrammation cognitive est renforcée par la troisième question qui vient consolider la stratégie de changement nécessaire pour optimiser ses stratégies d'intervention.
En synthèse :
Tout professionnel se doit d'améliorer ses compétence en préparant consciencieusement ses actions.
Tout commence par la préparation en visualiser mentalement la situation idéale voulue afin que le cerveau imprime par anticipation l'ensemble des éléments de l'action.
Puis l'indispensable analyse opérationnelle permet de lister tous les composants qui vont construire la future action.
La mise en œuvre doit être contrôlée en temps réel par la méta analyse qui pilote et évalue la pertinence des comportements observés chez les autres et pour soi-même.
Pour faire l'analyse d'une action et optimiser ses stratégies d'intervention, un seul outil va permettre la mise à distance et la prise de conscience des nécessaires changements de comportements : l'analyse de pratique.
Si vous recherchez des formations sur le management et la communication, CONTACTEZ-NOUS.
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