Formation management Elearning sur Lyon : Animer des réunions (règle N°4).
L’animation des réunions est une compétence clé que doit parfaitement maîtriser le manager.
Nous avons tous vécu des réunions qui commençaient et qui terminaient en retard, des réunions sans animations et qui produisaient de l’ennui et de la perte de temps.
- A quoi çà a servi?
- Et maintenant, je fais quoi ?
Nous allons voir les règles professionnelles d’animation des réunions car l’un des indicateurs de professionnalisme d'un manager est sa maîtrise de l’animation de ses réunions.
Il existe plusieurs types de réunions.
- Les réunions pour souder les équipes
- Les réunions pour communiquer des informations
- Les réunions pour collecter des informations
- Les réunions de créativité
- Les réunions de projet
- Les réunions d’évaluation ..
Quelque soit le type de réunion, le manager doit :
- Préparer sa réunion
- Animer sa réunion
- Evaluer et suivre sa réunion.
La préparation d’une réunion
Pour tous les actes professionnels, dont la préparation d'une réunion, la règle des 3 P s’applique :
PREPARER – PREPARER – PREPARER
Pour préparer rapidement et efficacement sa réunion, le manager va utiliser l’analyse opérationnelle : les 5W.
Les 5W et la préparation des réunions.
- Qui : qui sera les participants à ma réunion ?
- Quoi : quel sera mon ordre du jour ?
- Où : dans quelle salle va se dérouler ma réunion ?
- Quand : quel jour et quel horaire pour ma réunion ?
- Comment : quelle sera ma stratégie de communication et d’animation ?
- Pourquoi : quelle est la bonne raison d’organiser cette réunion ?
Quel est l’objectif à atteindre au terme de cette réunion ?
La première règle pour la préparation : pas de réunion sans objectif.
L’objectif de la réunion doit être observable et mesurable, c’est la production qui doit émerger à la fin de la réunion.
Voyons des exemples d’objectifs de réunions :
- Rédiger le cahier des charges du projet X
- Cartographier les futures cibles commerciales
- Etablir le plan d’action du prochain trimestre
- Co-construire les objectifs collectifs de performance
- Dessiner les plans du futur hangar
- Lister les formations à digitaliser…
Nous retrouvons les éléments de la règle N° 3 : fixer des objectifs.
La préparation étant rapidement réalisée grâce aux 5W et les invitations envoyées 8 jours avant la réunion, avec une relance la veille, la prochaine étape est l’animation.
L'animation participative d'une réunion.
La première règle de l’animation : une réunion s'anime de façon participative.
La seconde règle de l’animation : une réunion commence et finit à l’heure.
Une fois les participants en place et les salutations faites, le manager prend la parole et annonce le début de la réunion.
Question technique : que doit faire impérativement le manager en début de réunion ?
En début de réunion, le manager doit impérativement faire le cadrage.
La troisième règle de l’animation : une réunion débute systématiquement par un cadrage.
Mais un cadrage ne s’improvise pas car en plus, le manager qui serait un peu émotif, perdrait tous ses moyens face à tous ces visages qui le regardent.
Pour faire un cadrage professionnel, il n’existe qu’un seul outil : le CUOo.
Le CUOo va guider le manager à annoncer de manière très professionnelle les éléments qui vont rassurer et donner du sens aux participants.
La structure du CUOo :
- C comme Contexte
Nous nous retrouvons dans le contexte (ou dans le cadre) de notre réunion mensuelle.
Le C permet de qualifier la situation qui est vécue dans le ici et le maintenant par l’ensemble du groupe.
- U comme Utilité
L’utilité de cette réunion est de vous apporter ……
Le U permet d’accrocher l’auditoire en précisant l’intérêt à participer à cette réunion.
- O comme Organisation
« je vous propose l’organisation suivante : dans un premier temps, ……………… »
Le O permet au manager de préciser l’ordre du jour, les horaires, la philosophie de travail, les éventuels intervenants externes et sans oublier les consignes pour les téléphones et les ordinateurs.
- o comme objectif :
Le dernier élément de cadrage est l’objectif qui précise aux participants la production qui devra être réalisée au terme de la réunion.
L'objectif sera l'indicateur d'évaluation pour le manager qui va se poser la question :
"Est ce que j'ai atteint l'objectif de ma réunion?"
Le cadrage est terminé, l’animation du groupe peut commencer.
L’animation d’une réunion doit être participative.
Si la réunion n’est pas participative, elle est directive et descendante, ce qui impacte directement la courbe de l’attention située entre 4 et 12 minutes, selon le pouvoir de concentration des personnes.
Au-delà de ce temps, tous les participants se sont évadés mentalement vers des horizons insoupçonnés tandis que d’autres rédigent leurs mails et leurs sms les mains cachées sous la table.
Le manager mettra en œuvre les classiques outils de l’animation participative.
Pour animer le groupe, le manager va questionner, reformuler, faire expliciter les discours et faire des synthèses partielles.
Le manager va inscrire sur un paperboard les informations fournies par les participants à l’aide d’un schéma heuristique.
Pas de réunion sans paperboard et sans schéma heuristique.
Le manager doit maîtriser les techniques de paperboard.
L’ordre du jour ayant été parfaitement préparé et l’animation étant participative, l’objectif de la réunion est atteint.
L’horaire de fin est proche.
Il reste au manager à présenter les suites à donner à cette réunion.
Cela peut être la prochaine date de réunion ou la co-construction d’un plan d’actions opérationnel qui sera élaboré avec les 5W.
A la fin de la réunion, le manager fait une synthèse globale et remercie les participants.
On ne joue pas les prolongations suite à une réunion.
Mais ce n’est pas fini :
Dans les deux jours suivants la réunion, le manager fait parvenir aux personnes présentes, aux personnes absentes, aux personnes excusées et aux acteurs stratégiques le compte rendu de la réunion.
Le manager doit maîtriser la rédaction synthétique d’un compte rendu.
En synthèse :
Une animation de réunion, cela se prépare, cela s’anime et cela s’évalue par l’atteinte de l’objectif.
Préparer et animer une réunion professionnelle est très technique et demande la mise en œuvre de multiples compétences :
- Compétences analytiques
- Compétences en communication
- Compétences en relation interpersonnelle
- Compétences en techniques de paperboard
- Compétences en rédaction.
L’exercice pratique :
Pour la préparation de votre prochaine réunion, utilisez les 5W.
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