Conseils en communication et formation pour préparer et animer des webinaires en région Centre-Val de Loire

Suite à la consultation de notre site internet, une agence du département du Pays de la Loire, spécialisée dans le conseil en architecture auprès des élus locaux et des entreprises, nous a contacté pour nous soumettre le projet de formation suivant :

« Nous désirons mettre en place une formation pour 6 conseillers afin de maîtriser la préparation et l'animation de webinaires dynamiques sur des thématiques d’aménagements urbains.

Les conseillers étant très sollicités, ils ne peuvent accorder qu’une participation d'une seule journée à la formation.

De plus, les conseillers ont des besoins spécifiques pour l'animation d'un webinaire ».

Les compétences pour préparer et animer un webinaire à distance étant nombreuses et complexes, nous avons proposé au responsable de la structure une visio pour préciser la demande et cadrer les activités attendues.

La visio a permis de faire prendre conscience qu’une seule journée de formation n’était pas suffisante pour acquérir et maîtriser les compétences en préparation et en communication concernant les webinaires.

Après l’approfondissement des contraintes et des besoins, nous avons proposé un dispositif pédagogique sur mesure en Blended Learning.

Le dispositif de formation s’organise en deux temps :

• Le premier temps d’apprentissage pour préparer et animer un webinaire se réalise en visio.

Nous présentons et expliquons en détail les étapes méthodologiques pour la préparation d'un webinaire.

Les 3 étapes pour préparer un webinar sont :

Analyser – Rédiger – S’entrainer

Le début du processus de formation est consacré à l’écriture du titre puis de l’objectif de communication du webinaire.

Pour la première étape – Analyser – il s’agit de mettre en œuvre deux outils d’analyse : l’analyse stratégique qui permet de valider la pertinence du projet d'animation puis l’analyse opérationnelle qui détaille tous les éléments d’organisation à mettre en œuvre pour l'animation à distance.

Pour la seconde étape – Rédiger – il s’agit, dans un premier temps, de cartographier sur un support heuristique l’ensemble des contenus et des ressources qui sont en lien direct avec l’objectif de communication du webinaire.

Une fois la sélection et l’ordonnancement des contenus réalisés, le déroulé pédagogique peut désormais être rédigé dans le scénario d’animation.

Le scénario d’animation est le document central et indispensable pour formaliser le discours qui sera tenu par l’animateur.

Le scénario est décomposé en phases qui sont timées pour garantir le respect des horaires annoncés.

Sont également repérés les documents et les ressources pédagogiques qui seront projetés durant le webinaire.

Le scénario étant rédigé, il est temps de concevoir le power point animé qui servira de fil conducteur illustratif à la présentation.

Il est important de respecter les règles de communication visuelle à appliquer pour la création du PPT.


Pour la  troisième étape - s'entrainer - la préparation se termine par un training vidéo.

Les conseils en communication sont formalisés grâce à une caisse à outils spécifique à l’animation des webinaires.

Dans la caisse à outils des conseils pour animer les webinaires, nous trouvons :

• Le cadrage de la présentation avec le CUOo

• La répétition des messages essentiels
• L’élimination des mots pourris
• Les synthèses partielles et la synthèse finale
• Le saucissonnage de l’information
• Les liens avec l'activité, les pratiques et l'univers des métiers des participants
• Les ruptures de phases pour garder l’attention de l’auditoire
• Le rappel des parties, du timing et de l’objectif
• La règle d’or de la communication : j’annonce, je développe, je reformule
• L’importance du non-verbale
• L’utilisation des connecteurs de liaison
• La variation de l’intonation et du rythme de la voix …

L’ensemble de ces outils accompagné par des conseils en communication est présenté et détaillé lors de la visio.

La consigne est de s’entrainer avant l’organisation de la journée de formation en présentiel qui se déroulera dans les locaux de l'association en Pays - Val de Loire : c’est le second temps pédagogique du dispositif Blended Learning.