Préparer et animer un webinaire : une formation méthodologique en format hybride
Pour une démarche marketing ou pédagogique, préparer et animer un webinaire ne s'improvisent pas et nécessitent une méthodologie empruntée à l'ingénierie de formation.
Le webinaire ou webinar en Anglais, ces deux mots sont employés indifféremment pour indiquer un format de communication synchrone en visio et à distance pour diffuser à des participants des informations, quelles soient marketing, événementielles ou pédagogiques.
- Pour le marketing d'entreprise, cet outil permet d'attirer et de capter de nouveaux clients en présentant des produits ou des services.
- Pour l'évènementiel, le webinaire présente un événement à ne pas manquer.
- Pour la pédagogie orientée formation ou sensibilisation, le webinar permet de faire mémoriser des informations et faire acquérir des compétences qui vont être utiles pour le public ciblé.
Préparer et animer un webinaire : Transmettre de l'information à distance ne suffit pas
Lorsque l'on interroge les animateurs de webinaires, nous entendons souvent :
"je suis content, les participants m'ont parfaitement compris".
Mais être compris ne suffit pas, c'est l'illusion classique de la communication !
Préparer et animer un webinaire consiste à concevoir une stratégie pédagogique pour que les personnes mémorisent les messages essentiels qui seront invariablement interprétés par les cadres de références des participants
Les informations présentées doivent être mémorisées pour être réutilisées ultérieurement dans les pratiques professionnelles.
Il est donc nécessaire de maîtriser des techniques et des outils spécifiques de communication adaptés au webinaire.
Voyons les premiers repères à connaître pour préparer et animer un webinaire
- La première obligation : Préparer, préparer et préparer
La préparation débute par un travail d'analyse du contexte.
Cette analyse s'appelle " l'analyse opérationnelle" qui se réalise en utilisant le précieux et puissant outil d'analyse : Les 5W.
Puis la préparation se poursuit par l'écriture précise du titre, des buts et surtout de l'objectif de communication que veut et doit atteindre l'animateur du webinaire .
L'objectif classique est " au terme de la présentation, les participants seront capables d'expliciter les 3 messages essentiels qui sont ....... "
La rédaction précise de l'objectif de communication est une action incontournable et fondamentale pour la réussite de l'événement
Pour sécuriser la future animation, il est donc nécessaire de prévoir l'ensemble des phénomènes d'interactions et de déperdition de l'information qui s'inviteront durant le webinaire.
Préparer et animer un webinaire : le scénario, un document incontournable
Le scénario d'animation est la mise en forme pédagogique anticipée et voulue de tous les phénomènes de communication et d'interactions qui doivent se dérouler pendant la présentation. (théorie de la phénoménologie)
Le scénario est le document qui repère chacune des actions de communication qui seront mises en œuvre durant les phases de la présentation.
Pour rester dans cette logique de méthodologie empruntée à l'ingénierie pédagogique de la formation professionnelle, le scénario d'animation va être rédigé avec un template spécifique constitué des colonnes suivantes :
- La durée de la phase : Par exemple, la phase "cadrage" va durer 3 minutes
- Le but de chaque phase : Le but définit l'utilité de la phase d'animation
- Ce qui se passe : cette colonne précise très concrètement les informations diffusées par l'animateur ainsi que les dynamiques interactionnelles qui doivent se mettre en place.
" l'animateur pose la question suivante aux participants : pour vous, les compétences numériques, c'est quoi ? "
Les questions sont rédigées d'avance dans le scénario.
Les techniques de communication sont précisées avec l'utilisation du partage d'écran selon les phases.
- La quatrième colonne détaille les ressources formatives à utiliser.
Préparer et animer un webinaire : la rédaction du scénario prend du temps et doit être extrêmement précise
De la précision du scénario d'animation dépendra l'efficacité du webinar
La simple lecture du scénario permet de percevoir immédiatement "ce qui marche et ce qui ne marchera pas" dans l'animation.
Le piège classique : animer sans scénario
Sans le scénario, le travail de communication se fera à l'instinct, sans repères, sans structure, sans préparation et sans évaluation.
Le risque devient majeur, surtout quand le stress et le manque de repères méthodologiques en communication s'invitent dans l'animation.
Préparer et animer un webinaire avec un power point
Une fois le scénario rédigé, relu et validé, il est temps de concevoir les ressources pédagogiques visuelles, et plus particulièrement le power point animé qui servira de fil conducteur à la présentation à distance.
Précisons les grandes règles et les modalités pour concevoir un power point d'animation :
La conception d'un power point commence avec une feuille de papier, un crayon et une gomme.
Le principe est de dessiner les écrans avec les informations et les animations.
La mise à distance grâce à la conception sur papier permet de percevoir immédiatement les incohérences pédagogiques et ainsi concevoir des écrans simples et efficaces.
Les points de vigilance pour préparer un power point d'animation :
- Prévoir un fond d'écran pastel ou une image opacifiée (pas de fond blanc qui éblouit) et ne pas oublier le logo de l'entreprise.
- Une information par slide
- Les cadres de textes qui présentent des phrases sont interdits (que des mots seulement), uniquement des formes visuelles qui entrent au clic pour illustrer les propos de l'animateur.
- Utiliser la fonctionnalité d'entrée des objets pour créer des effets visuels et maintenir ainsi l'attention de l'auditoire
- Les images doivent parfaitement illustrer le discours émis par le présentateur pour avoir une cohérence entre le canal auditif et le canal visuel.
- La vidéo ou les animations ne doivent pas dépasser la minute.
Préparer et animer un webinaire : l'indispensable communication sur l'événement
Le listing du public ciblé permettra de communiquer sur l'événement en utilisant la technique du 1111 :
un envoi mail avant l'événement
un envoi mail une semaine avant
un envoi mail un jour avant
un envoi mail une heure avant.
La communication étant réalisée, arrive maintenant le temps de l'animation en visio synchrone C'est le jour J.
Vous avez vérifié le matériel, les angles pour l'éclairage (techniques de cinéma), le contre jour, l'arrière plan et vos habits qui ne doivent pas faire scintiller la caméra.
Comment faire concrètement pour animer un webinaire ?
L'animation d'un webinar impose la mise en œuvre précise de nombreuses techniques de communication car la relation avec l'auditoire est distante et peu participative : c'est l'inconvénient majeur du webinair qu'il faut prendre en compte pour réussir cet exercice très technique de communication.
C'est bien pour cela que préparer et animer un webinaire nécessite la parfaite maîtrise d'une méthodologie efficace de communication avec ses outils.
Comme les interactions interpersonnelles sont extrêmement limitées, c'est l'alternance des phases pédagogiques accompagnées par le dynamisme de l'animateur qui vont susciter l'intérêt, l'engagement et la concentration de l'auditoire sur les contenus présentés.
Communiquer efficacement, c'est connaître et utiliser les outils de la communication professionnelle comme :
- Le cadrage avec l'outil CUOo
- La mise en lumière des messages essentiels à mémoriser
- Les 3 types de communications
- Les synthèses partielles et la synthèse globale
- La reformulation des messages essentiels
- Les ruptures de phases pour structurer l'animation
- La règle d'or pour favoriser l'attention et la mémorisation
- Les modulations de l'intonation et du rythme de la voix
- Le repérage et l'élimination des mots pourris et des parasites de langage
- Les techniques rhétoriques pour impliquer l'auditoire
- La maîtrise des trois communications (verbale, non-verbale, émotionnelle) ..
Sans oublier la gestion du stress et la maîtrise de la posture de communication avec son rythme et les intonations adaptées.
Préparer et animer un webinar : du rythme et du visuel
D'une durée maximale de 45 minutes, le rythme doit être adapté aux participants et présenter une alternance de visuels avec des partages d'écrans et du face à face caméra pour provoquer une dynamique qui restera dans les esprits.
Le risque habituel est de lasser rapidement les participants qui vont impitoyablement vous le faire remarquer en se déconnectant en masse
Une fois l'animation terminée, vous faites, comme tout professionnel, votre évaluation par l'analyse de votre pratique afin de repérer ce qu'il faudra améliorer la prochaine fois.
A chaud, vous faites également l'évaluation de votre scénario et de votre power point.
Vous modifiez votre scénario et votre power point en fonction de votre analyse de pratique.
Vous faites ensuite le suivi par l'envoi d'un questionnaire de satisfaction ou par la proposition d'un rendez-vous pour préciser certaines informations et personnaliser la relation.
Nos formations pour préparer et animer un webinaire de manière professionnelle
Pour concilier le format hybride d'apprentissage distanciel avec le présentiel, le format blended learning est le plus efficace (formation théorique par un travail pédagogique à distance en visio suivi par un regroupement en présentiel).
Nous proposons différents formats pédagogiques afin de s'adapter aux contraintes d'organisation.
La formation "préparer et animer un webinaire" peut se dérouler selon les formats pédagogiques suivants :
Une journée en présentiel : ce format permet uniquement de présenter les logiques théoriques de la préparation et de l'animation.
Ce temps court pédagogique ne permet pas de travailler sur la rédaction des scénarios ni sur les postures de communication des participants.
Deux journées consécutives en présentiel : la première journée est dédiée à l'appropriation des repères techniques pour préparer et animer un webinaire.
Un premier travail est fait sur la rédaction des premières phases du scénario qui sont mises en oeuvre dans le cadre d'un atelier de mise en situation de communication.
Le format Blended Learning :
2° Un travail sur l'écriture du scénario d'animation. Le scénario rédigé par les apprenants selon leur rythme et leurs disponibilités, est envoyé au formateur pour préparer la seconde visio.
3° une journée de regroupement en présentiel pour finaliser les scénarios d'animation mais surtout pour mettre en situation d'animation les participants.
Ce travail d'analyse sur les schémas naturels de communication permet de corriger les erreurs de communication tout en formant les participants aux outils de communication (qui leur serviront dans d'autres contextes professionnels).
Le format tout distanciel :
1° Une visio de deux heures pour expliquer la méthode de préparation avec les outils de communication.
2° Un travail sur l'écriture du scénario d'animation. Le scénario rédigé par les apprenants selon leur rythme et leurs disponibilités, est envoyé au formateur pour préparer la seconde visio.
3° La seconde visio de deux heures est consacrée à recaler le scénario d'animation, à préciser les contenus et les stratégies de communication et de préciser les premiers outils de communication.
Si vous recherchez une formation en format présentiel ou en format hybride très méthodologique et animée par un spécialiste de la formation professionnelle, contactez nous, nous vous proposerons le format pédagogique idéal qui répondra parfaitement à vos contraintes d'organisation.
Pour un contact direct avec notre responsable pédagogique :
Eric PELTIER 04 88 92 71 99
contact@ineo.tech
Nos bureaux sont situés à proximité d'Avignon - Vaucluse.