Préparer et animer un webinaire : une formation méthodologique en format hybride
Le webinaire ou webinar en Anglais, les deux mots sont employés indifféremment, est un format de communication synchrone en visio et à distance pour diffuser à des participants des informations, quelles soient marketing ou pédagogiques.
- Pour le marketing d'entreprise, cet outil permet d'attirer et de capter de nouveaux clients.
- Pour la pédagogie orientée formation, le webinar permet de faire mémoriser des informations qui vont être utiles au public ciblé.
Mais préparer et animer un webinaire ne s'improvisent pas et imposent une maîtrise méthodologique et des compétences issues de la formation professionnelle pour adultes. Il s'agit de concevoir un parcours pédagogique cohérent, dynamique et parfaitement calibré.
Préparer et animer un webinaire : Transmettre de l'information à distance ne suffit pas
Lorsque l'on interroge les animateurs de webinaires, nous entendons souvent : "je suis content, les participants m'ont parfaitement compris".
Mais être compris ne suffit pas, c'est une illusion !
Préparer et animer un webinaire consiste à concevoir une stratégie pédagogique pour que les personnes mémorisent les messages essentiels présentés pour pouvoir les réutiliser ultérieurement dans leurs pratiques professionnelles ou dans leurs usages personnels.
Il est donc nécessaire de maîtriser des techniques et des outils spécifiques de communication adaptés au webinaires.
Voyons les premiers repères à connaître pour préparer et concevoir un webinaire
- La première étape du parcours : Préparer, préparer et préparer
Dans un premier temps, la préparation consiste à faire un travail d'analyse du contexte de diffusion.
Cette analyse s'appelle " l'analyse opérationnelle" qui se réalise en utilisant le précieux et puissant outil d'analyse : Les 5W.
Puis la préparation se poursuit par l'écriture précise du titre, des buts et surtout de l'objectif de communication que veut atteindre le concepteur - animateur.
L'objectif classique est " au terme de la présentation, les participants seront capables d'expliciter les 3 messages essentiels qui sont ....... "
La rédaction précise de l'objectif de communication est une action incontournable et fondamentale pour la réussite de l'événement
Préparer et animer un webinaire impose la rédaction d'un document spécifique à l'ingénierie pédagogique : le scénario d'animation.
Pour sécuriser la future animation, il est donc nécessaire de prévoir l'ensemble des phénomènes d'interactions qui seront mis en œuvre par l'animateur ou par les deux animateurs en cas de co-animation. C'est ce que fait un formateur lorsqu'il conçoit un nouveau produit de formation.
Pour rester dans cette logique de méthodologie empruntée à l'ingénierie pédagogique, le scénario d'animation va être rédigé avec un template spécifique.
Préparer et animer un webinaire : le scénario, un document fondamental et vital
Le scénario est la mise en forme pédagogique anticipée et voulue de tous les phénomènes interactionnistes qui doivent se dérouler pendant la présentation. (théorie de la phénoménologie)
Le scénario est le document qui repère chacune des actions qui seront mises en œuvre durant une phase de la présentation.
Chacune des phases pédagogiques est définie par les colonnes suivantes :
- La durée de la phase. Par exemple, la phase "cadrage" doit durer 8 minutes
- Le but de chaque phase. Le but définit l'utilité de la phase
- Ce qui se passe : cette colonne précise très concrètement ce qui doit se dérouler.
" l'animateur pose la question suivante aux participants : pour vous, les compétences numériques, c'est quoi ? "
Les questions sont rédigées d'avance dans le scénario. Les techniques de communication avec l'utilisation du partage d'écran selon les phases sont également précisées dans une colonne du scénario.
- La quatrième colonne précise les ressources formatives à utiliser.
A distance, les ressources sont les écrans du power point, la vidéo, des schémas animés ou des animations en motion design.
Préparer et animer un webinaire : la rédaction du scénario prend du temps et doit être extrêmement précise
De la qualité et de la précision du scénario dépendra l'efficacité du webinar
La simple lecture du scénario permet de percevoir immédiatement "ce qui marche et ce qui ne marche pas" dans l'animation.
Sans le scénario, le travail de communication se fera à l'instinct, sans repères, sans structure, sans préparation et sans évaluation.
Le risque devient majeur, surtout quand le stress et le manque de repères méthodologiques en communication s'invitent dans l'animation.
Préparer et animer un webinaire avec un power point
Une fois le scénario rédigé, relu et validé, il est temps de concevoir les ressources pédagogiques visuelles, et plus particulièrement le power point animé qui servira de fil conducteur à la présentation à distance.
Précisons les grandes règles et les modalités pour concevoir un power point d'animation :
- La conception d'un power point commence avec une feuille de papier, un crayon et une gomme. Le principe est de dessiner les écrans et les améliorer pendant cette phase "papier".
- Un fond d'écran pastel ou une image opacifiée (pas de fond blanc qui éblouit). Ne pas oublier le logo de l'entreprise.
- Une information par slide
- Les cadres de textes sont interdits (que des mots seulement), uniquement des formes visuelles
- Utiliser la fonctionnalité d'entrée des objets pour créer des effets visuels et maintenir ainsi l'attention de l'auditoire
- Les images doivent parfaitement illustrer le propos émis par le présentateur (le propos est rédigé dans le scénario)
- La vidéo ou les animations ne doivent pas dépasser la minute.
Souvent décrié car mal utilisé, le power point est un logiciel d'animation très performant, à condition de parfaitement le concevoir.
Préparer et animer un webinaire : la communication sur l'événement auprès du public ciblé
Le listing du public ciblé permettra de communiquer sur l'événement en utilisant la technique du 1111.
Maintenant, le temps de l'animation en visio synchrone est arrivé. C'est le jour J.
Vous avez vérifié le matériel, les angles pour l'éclairage (techniques de cinéma), le contre jour, l'arrière plan et vos habits qui ne doivent pas faire scintiller la caméra.
Comment faire ?
L'animation impose la mise en œuvre précise de nombreux outils et techniques de communication car la relation avec l'auditoire est distante et peu participative : c'est l'inconvénient majeur du webinair.
C'est bien pour cela que préparer et animer un webinaire nécessite la parfaite maîtrise d'une méthodologie efficace.
Comme les interactions interpersonnelles sont extrêmement limitées, c'est l'alternance des phases pédagogiques accompagnées par le dynamisme de l'animateur qui vont susciter l'intérêt, la concentration sur les contenus et l'engagement de l'auditoire.
Communiquer efficacement, c'est connaître et utiliser les outils de la communication professionnelle comme :
- Le cadrage avec l'outil CUOo
- Le travail de mise en lumière des messages essentiels à mémoriser
- Les 3 types de communications
- Les synthèses partielles et la synthèse globale
- La reformulation et les ruptures de phases
- La règle d'or pour le conditionnement cognitif
- Les modulations de l'intonation et du rythme de la voix
- Le repérage et l'élimination des mots pourris et des parasites de langage
- Les stratégie d'implication du public ...
Sans oublier la gestion du stress et la maîtrise de la posture de communication avec son rythme et les intonations adaptées.
Préparer et animer un webinar : du rythme et du visuel
D'une durée maximale de 45 minutes, le rythme doit être adapté aux participants et présenter une alternance de visuels avec des partages d'écrans et du face à face caméra pour provoquer une dynamique qui restera dans les esprits.
Le risque habituel est de lasser rapidement les participants qui vont impitoyablement vous le faire remarquer en se déconnectant.
Lors de la connexion, un formulaire permet de recueillir des leads qualifiés pour pouvoir exploiter l'événement.
Une fois terminé, vous faites, comme tout professionnel, votre évaluation par l'analyse de votre pratique afin de repérer ce qu'il faudra améliorer la prochaine fois.
A chaud, vous faites également l'évaluation de votre scénario et de votre power point.
Vous modifiez votre scénario et votre power point en fonction de votre analyse de pratique.
Vous faites ensuite le suivi par l'envoi d'un questionnaire de satisfaction ou par la proposition d'un rendez-vous pour préciser certaines informations et personnaliser la relation.
Notre formation pour préparer et animer un webinaire de manière professionnelle
Pour concilier le format hybride d'apprentissage distanciel avec le présentiel, le format blended learning est le plus efficace (formation théorique par un travail pédagogique à distance en visio suivi par un regroupement en présentiel).
Ce format hybride pédagogique permet d'ancrer les compétences dans les pratiques professionnelles par un training et des mises en situations d'apprentissage reconstituées.
C'est ce format hybride que nous préconisons.
Si vous recherchez une formation en format hybride très méthodologique, contactez nous, nous vous proposerons le format pédagogique idéal qui répondra parfaitement à vos contraintes d'organisation.
Pour un contact direct avec notre responsable pédagogique :
Eric PELTIER 04 88 92 71 99
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