Formation management de projet : l'étape N°2 (Règle N°16) pour les entreprises de la région Grand Est.

Étudions la seconde étape du management d’un projet.

La seconde étape du management d’un projet s’appelle l’état des lieux.

Cette étape consiste à aller sur le terrain pour rencontrer les personnes qui seront impliquées dans le projet.

Le manager se servira du répertoire établi lors de la première étape pour organiser ses entretiens et ses réunions.
Ce répertoire va s’enrichir durant la seconde étape.

La manager va constater directement sur le terrain l’utilité et la cohérence du projet en recueillant les opinions exprimées par les personnes sur l’objet du projet.

Si nous prenons comme exemple la construction d’une maison, il est nécessaire de se rendre sur le terrain pour voir la configuration, la végétation, l’environnement, les ombres, les vents dominants, les risques d’inondation et toutes les informations qui ne sont pas forcément recensées dans des documents.

Il est très utile de rencontrer des personnes qui expliqueront l’histoire et les événements qui se sont déroulés et qui se dérouleront à proximité du terrain à bâtir, comme par exemple la future construction d'une décharge ou d'une bretelle d'autoroute.

Cette seconde étape du management d’un projet sera également consacrée à recueillir le plus grand nombre d’informations pour finalement statuer sur la faisabilité et la cohérence du projet.

Cette seconde étape est fondamentale avant de s'engager plus avant dans le projet.

De nombreux pilote de projet ne prennent pas ce temps de consultation et s'aperçoivent trop tard que le projet ne correspond pas aux besoins des bénéficiaires.

Les actions à organiser lors de la seconde étape d’un projet:

Le manager va organiser et préparer des entretiens et des réunions pour rencontrer les personnes repérées dans le répertoire des acteurs.

Le manager va constituer le groupe projet.

Le groupe projet comprend :

• Au milieu du groupe projet se trouve le pilote du projet.

• Au-dessus nous trouvons le comité de pilotage avec les hiérarchiques, les décideurs et les financiers du projet.

• A gauche du pilote du projet se trouve le groupe des experts.

Pour notre exemple de construction de maison, les agents immobiliers et les architectes font partie du groupe des experts.

• A droite se trouve le groupe des bénéficiaires.

Dans le cas de notre maison à construire, il s’agit des membres de la famille qui vont y habiter.

• En dessous se trouvent les collaborateurs qui travailleront avec le pilote du projet.

Pendant cette seconde étape, le manager va préparer et animer des réunions et des entretiens en utilisant l’outil des 5 W.

Pour finir, le manager va établir les documents prévisionnels qui serviront de supports opérationnels pour la prochaine étape.

Il s’agit :

• Du macro planning du projet
• Du budget prévisionnel du projet
• Le complément du répertoire des acteurs impliqués dans le projet.

En synthèse :

Trop de pilote de projets ne prennent pas le temps de se déplacer sur le terrain pour valider la cohérence et l'utilité du projet.

Ils se rendent compte trop tard que l'objet du projet ne répond pas aux besoins des bénéficiaires.

La seconde étape d’un projet est consacrée à rencontrer les personnes qui seront concernées de près ou de loin par l’objet du projet.

Ces consultations servent à valider l’utilité du projet et éventuellement à modifier la nature de l’objet du projet.

L’exercice pratique :

Lors de votre prochain projet, formalisez le diagramme du groupe projet ainsi que le macro planning.

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