Formation management en Île de France : Piloter un projet, étape 1 (Règle N°15).

Le management en mode projet.

Les contextes de travail étant dorénavant complexes, incertains et mouvants, le manager doit connaître les fondamentaux du pilotage d’un projet.

Trop de managers se lancent trop rapidement dans la coordination des  projets et réalisent à leur dépends que ce management nécessite une méthodologie et des outils pour assurer les différentes fonctions demandées à un pilote de projet.

Un manager qui pilote un projet doit maîtriser :

• Les outils d’analyse
• Les outils stratégiques
• Les outils de planification
• Les outils financiers
• Les outils de la communication
• Les outils de l’évaluation
• Les outils de reporting.

Tous ces outils sont rangés dans les quatre étapes du pilotage d’un projet.

Les quatre étapes d’un projet.

Un projet se structure en quatre étapes qui sont :

• La préparation
• L’état des lieux et le diagnostic
• La mise en forme de l’objet du projet
• La mise en œuvre et l’évaluation

Je vous propose de découvrir la première étape du pilotage d’un projet.

La première étape : La préparation.

Nous voyons trop de manager se noyer dans l'action lors du démarrage d'un nouveau projet.

Le commencement du pilotage demande une importante préparation.

C’est comme une maison, il faut bien préparer les fondations pour avoir un bâtiment stable dans le temps.

• Faire la première analyse du projet
• Faire la première représentation graphique de l’objet du projet
• Rédiger les premiers supports de pilotage
• Préparer la logistique du projet.

Vous constatez que la préparation est fondamentale, c’est comme préparer un voyage.

L’aspect technique de la première étape.

Pour piloter la première étape, vous allez commencer par faire la première analyse.

Cette première analyse se fait avec le peu d’éléments d'information que vous avez.

Vous allez utiliser l’analyse opérationnelle pour commencer à comprendre ce projet.

Les 5w vont vous poser les questions suivantes :

• Pour qui ce projet ?
• Pour fabriquer quoi ?
• Où se déroulera ce projet ?
• Quelles sont les échéances de ce projet ?
• Comment devra se dérouler ce projet ?
• Quels sont les quantitatifs ?  Personnes, budget, matériels  …
• Pourquoi ce projet?

Ce premier questionnement vous permettra de revenir rapidement vers le commanditaire du projet pour obtenir les réponses qu’il vous manque.

Vous continuer la première étape par le dessin de l’objet du projet.

Il s’agit de dessiner la vision idéale de l’objet du projet.

L’objet du projet est différent du projet.

L’objet du projet est l’élément qui n’existe pas et qui va être construit par l’équipe projet.

Prenons un exemple pour expliquer cette notion.

Restons dans le bâtiment.

Le projet est de construire une maison d’habitation.

L’objet du projet est la maison d’habitation.

L’objet du projet est concret alors que le projet est une succession d’activités qui se positionnent dans le temps.

Ce dessin se fait dès le début avec les premiers acteurs du projet car il est fondamental que tout le monde ait la même vision de l’objet du projet.

Pour le projet de construction d'une maison d’habitation, chacun va imaginer l'objet du projet selon son cadre de référence.
Certains vous imaginer que l'objet du projet est une maison en pierre, un autre une maison à ossature bois, une troisième personne sera persuadé qu'il s'agit d'un château en Sologne et une quatrième une yourte en Mongolie.

Le dessin de la vision de l'objet du projet permet à chacun avec une vision commune.

Le dessin de la vision idéale de l’objet du projet évite les dysfonctionnements de compréhension comme : 

« je croyais que ta maison c’était  …. » ou « je ne voyais pas cela comme çà »ou« si je l’avais su plus tôt que c'était çà … »...

Une fois la vision unifiée, vous rédigez le cadrage synthétique du projet.

Il s’agit d’écrire un texte court et synthétique qui présente l’ensemble des éléments que vous avez sur le projet pour le début du pilotage. 

D’autres informations viendront rapidement alimenter votre stratégie de management du projet.

Ce texte est un livrable, c’est-à-dire qu’il est destiné à être communiqué.

Il vous servira de fil conducteur pour présenter le projet à vos futurs interlocuteurs pour qu’ils comprennent les enjeux et pouvoir s’y impliquer.

Personne ne s’engage dans un projet qui ne soit pas parfaitement expliqué.

Ayant les premières informations sur le projet, vous faites une seconde analyse :
L'analyse stratégique.

Cet outil permet de rapidement détecter les possibles dysfonctionnements liés au projet.

Cet outil se compose de six axes à analyser :

• Les points forts du projet
• Les points faibles du projet
• Les contraintes liées au projet
• Les risques à faire ce projet
• Les opportunités à faire ce projet
• Les enjeux associés à ce projet.

A la fin de cette analyse stratégique, le pilote du projet pourra prendre la décision de s’engager dans le projet ou d'interpeller le commanditaire pour lui soumettre ses doutes.

Vous faites maintenant la cartographie des premiers acteurs du projet.

Il s’agit de répertorier, généralement dans un fichier excel, le nom, la fonction et le contact des premières personnes qui seront impliquée et consultées pour ce projet.

Ce document est très utile pour optimiser votre communication durant le pilotage du projet.

Pour finir la première étape, il vous reste à préparer les prochaines activités qui seront mises en œuvre dans la seconde étape du pilotage du projet :  c'est la logistique du projet.

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