Formation management en Île De France : Piloter un projet, étape 2 (Règle N°16).

Le management en mode projet.

Le module précédent nous a présenté l'étape N°1 avec ses deux outils d'analyse, la distinction entre la notion d'objet du projet et la notion de projet.

Nous avons pris conscience de l'importance de dessiner la vision idéale de l'objet du projet pour que l'ensemble des acteurs impliqués dans le projet aient une vision commune de ce qu'ils devront fabriquer.

Si la première étape était consacrée à comprendre et à analyser le projet dans l'espace fermé du bureau du pilote, la seconde étape va se dérouler en extérieur.

La seconde étape du pilotage d'un projet : l'état des lieux, le diagnostic.

Le principe de cette étape est d'aller sur le terrain pour rencontrer les personnes qui seront impliquées dans la conduite du projet et également rencontrer les futurs bénéficiaires de l'objet du projet.

Trop de projets sont conduits selon la vision exclusive du pilote ce qui débouche sur des projets totalement inadaptés aux besoins réels.

Avant de se lancer dans l'action, le pilote du projet va d'abord vérifier la cohérence de ce projet.

Voyons la seconde étape du pilotage d'un projet.

Pour cette seconde étape, le pilote devra :

• Faire les consultations pour présenter le projet
• Confirmer la réalité du besoin
• Prendre en compte les opinions exprimées sur le projet
• Collecter le plus grand nombre d'informations relatives au projet
• Statuer sur la faisabilité du projet
• Modifier l'objet du projet.

Étudions ces six actions

• Faire les consultations pour présenter le projet

A partir du répertoire constitué lors de la première étape, le pilote du projet va rencontrer les personnes qu'il a identifié.

Le principe des consultations est d'aller voir le plus grand nombre de personnes qui seront concernées de près ou de loin par l'objet du projet.

• Confirmer la réalité du besoin

Les consultations vont permettre au pilote du projet de vérifier la cohérence et la nécessité de s'engager dans ce nouveau projet.

Le cadrage synthétique permettra de communiquer rapidement et précisément sur les éléments actuellement détenus par le pilote du projet.

Les personnes vont confirmer, ou pas, le réel besoin de ce projet.

• Prendre en compte les opinions exprimées sur le projet

Les échanges durant les consultations devront être prises en compte pour comparer les informations données par les personnes avec les  informations écrites sur le cadrage synthétique.

Nous nous apercevons que les outils et la méthode sont indispensables pour piloter efficacement un projet.

• Collecter le plus grand nombre d'informations relatives au projet

Les entretiens de consultations vont également permettre au pilote du projet de recueillir de nombreuses autres informations qui n'avaient pas été données par le commanditaire.

Il arrive fréquemment que de nouvelles informations confirment le projet ou le remettent en cause.

• Statuer sur la faisabilité du projet

Les actions précédentes appartenaient à l'état des lieux.

A partir de toutes ces rencontres et de toutes les informations recueillies, le pilote du projet va poser son diagnostic :

ce projet est-il :

• Utile pour les bénéficiaires ciblés?
• Nécessaire pour les personnes et pour le territoire?
• Cohérent avec le contexte et les enjeux?
• Indispensable actuellement?
• Réaliste en terme de budget et de délai?
• Légitime et acceptable par les acteurs concernés?

C'est au terme de ce diagnostic que les projets peuvent et doivent s'arrêter si la cohérence n'est pas réelle.

Si le projet est cohérent, il est possible que l'objet du projet ne soit pas réellement adapté aux besoins.

• Modifier l'objet du projet

Si au terme des consultations, de l'état des lieux et du diagnostic l'object du projet se révèle être inadapté, le pilote du projet se rapprochera du commanditaire pour lui reporter les informations et retravailler le projet.

Trop souvent, cette seconde étape n'est pas réalisé pour confirmer le projet et le pilote se retrouve à fabriquer un objet de projet inadapté et qui ne sera jamais accepté par les bénéficiaires.

C'est comme proposer du sable à un touareg.

En synthèse

La seconde étape du pilotage d'un projet, l'état des lieux et le diagnostic, est essentiel pour vérifier l'utilité de l'objet du projet.

Cette étape est consacrée aux rencontres, aux explications, aux réunions d'informations et aux entretiens pour confronter la logique du projet avec les besoins réels exprimés sur le terrain.

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