L'animation des réunions, une formation pratique pour intégrer cette compétence clé du management. INEO Formation, spécialiste des formations en management opérationnel - Vaucluse.
Une réunion c’est comme un voyage, cela se prépare.
Il est 19H et après une journée bien remplie, vous vous apprêtez à quitter votre bureau, fourbu mais heureux.
Au moment où vous franchissez le seuil de votre bureau, le téléphone sonne : est ce que je réponds ?
Votre conscience professionnelle vous fait décrocher.
C’est la douce voix de votre patron qui vous demande d’animer la première réunion de présentation du projet dont vous êtes le pilote.
La réunion se déroulera de 11H à 11H 45 demain matin. La journée n’est pas encore finie !!
La préparation et l’animation d’une réunion : des techniques et des outils qui ne s'inventent pas.
Deux solutions s’offrent à vous :
- Soit vous êtes submergé par cette urgence et vous ne savez pas par quel bout commencer.
- Soit vous faites appel à notre méthodologie de préparation et d’animation d’une réunion.
Une méthodologie de préparation rapide et efficace.
Basée sur la mise en œuvre d’outils graphiques, cette méthodologie vous pose une série de questions dont les réponses vont vous permettre de réaliser votre préparation très rapidement.
Quels sont les deux outils pour préparer une réunion ?
Les 5W associés à l’analyse stratégique sont les deux outils graphiques incontournables pour préparer une réunion.
La préparation ayant été faite rapidement grâce à la méthodologie, vous pouvez maintenant vous reposer.
Le lendemain matin, au bureau : la réunion va bientôt débuter.
Quelles sont les techniques et les outils pour animer une réunion ?
Les techniques d’animation vous posent immédiatement la question suivante :
Quelle est l’action que je dois mettre en œuvre au début de ma réunion pour donner du sens, impliquer, rassurer et indiquer la production à réaliser au terme de la formation ?
Avez-vous la réponse ?
Cette action doit être faite dans les deux premières minutes.
C’est un marqueur de professionnalisme.
Quels sont les principaux outils de l’animation d’une réunion ?
Les principaux outils de l’animation d’un groupe en réunion sont :
- Le cadrage avec le CUOo, le questionnement avec les 3 types de questions.
- La reformulation qui travaille systématiquement en duo avec l’explicitation.
- Lorsque vous avez un participant qui sort du thème traité, vous utilisez le recadrage avec les connecteurs associés.
- Si un participant se perd dans son discours et que vous voulez lui faire préciser rapidement sa pensée, vous utilisez la spécification mentale.
Quels autres outils pour animer ?
Régulièrement, vous faites des synthèses partielles à partir de la carte mentale du groupe formalisée avec un schéma heuristique sur paper board.
Le schéma heuristique se met en œuvre en respectant son protocole de réalisation en 6 étapes.
- La première étape consiste à dessiner la patate au centre du paper board.
- La seconde étape est la plus délicate car vous devrez écrire le plus précisément possible le thème à travailler.
- La troisième étape est la prise en compte graphique du premier niveau des informations données par vos participants.
- La quatrième étape : les arborescences de second niveau pour faire préciser des points à travailler.
- La cinquième étape est la hiérarchisation des informations.
- La sixième et dernière étape consiste à lister chronologiquement les informations données par vos participants.
Le schéma heuristique est l’outil graphique cognitif incontournable.
Pour animer des formations participatives, créatives et impliquantes, le schéma heuristique est incontournable.
« Pas de réunions sans schéma heuristique ni sans objectif »
TESTEZ VOTRE NIVEAU TECHNIQUE
Répondez aux questions techniques suivantes :
- A quoi servent les synthèses ?
- En début de réunion, précisez-vous l'objectif?
- Connaissez-vous la différence entre un but et un objectif?
- Quels sont les deux adjectifs qui qualifient un objectif?
- Connaissez vous la règle d'or de la communication?
- Quelles sont les trois dynamiques que vous devez mettre en place pour animer une réunion professionnelle?
- Avec quel outil construisez-vous le plan d'action à la fin de votre réunion?
- Utilisez vous le diagramme de Gant?
- A quoi sert la reformulation globale?.
L’animation des réunions en synthèse :
L’animation des réunions est un acte central et fondateur pour un manager.
La performance des équipes, l’implication et la motivation de vos collaborateurs sont conditionnées par votre compétence à animer des réunions professionnelles qui ne soient pas des réunionites.
La réunion, quelle soit traditionnelle ou agile, impose la connaissance des techniques et des outils de l'animation participative.
Contactez-nous pour organiser vos formations sur les techniques d'animation de réunions et optimisez le temps de vos collaborateurs et leurs résultats.
INEO Formation est un organisme de formation spécialisé dans la formation des formateurs, des managers, des chefs de projet et des communicants.
Nos locaux sont situés à proximité d'Avignon dans le Vaucluse et nous intervenons sur toute la France.
Avignon - Vaucluse - PACA.
Le management d’équipe et l’intelligence émotionnelle : notre formation pour prendre conscience des enjeux relationnels et améliorer les conditions de travail.
