Réussir un projet pour digitaliser les parcours d'intégration, l'accueil-sécurité, la prévention, les formations. Un spécialiste du Elearning basé en région PACA vous livre ses conseils en 10 étapes
Depuis ces deux dernières années, l'usage du digital s'est imposé à marche forcée dans le monde de la formation professionnelle.
Ce développement technologique a obligé les entreprises et les centres de formation à réinventer leurs modes d'organisation pour s'engager dans une transformation numérique aussi rapide qu'inconnue : digitaliser les parcours d'intégration, l'accueil-sécurité, la prévention et les formations.
Aujourd'hui, de nombreuses entreprises sont confrontées à la problématique du turn-over, de la pénurie de personnel qualifié et motivé créant ainsi une permanente volatilité de la main d'œuvre.
Pour gérer ces contraintes d'emploi, les entreprises ont l'opportunité de s'engager dans un projet pour digitaliser le onboarding et les formations métiers.
Le digital permet d'optimiser la gestion des processus de recrutement, d'intégration, de prévention des risques et de la formation à la prise de poste.
Les Directeurs des Ressources Humaines des entreprises et les responsables formation sont désormais directement impactés par l'évolution des technologies numériques pour concevoir et proposer des parcours de formation professionnelle digitalisés.
Mais s'engager dans un projet pour digitaliser les parcours d'intégration et les formations n'est que le début de la démarche.
La réussite d'un projet e-learning dépend grandement du prestataire digital qui sera retenu par l'entreprise.
Digitaliser des contenus de formation nécessite une démarche méthodologique de conception pédagogique qui soit rigoureuse et étroitement associée à l'utilisation des sciences cognitives de l'apprentissage.
La transformation des formations en présentiel vers le format e-learning demande une analyse des supports existants pour les réorganiser en grains digitaux et garantir ainsi la cohérence et la qualité du projet digital.
Mettons un peu d'ordre pour comprendre les logique de la transformation digitale des formations.
Un projet pour digitaliser les parcours d'intégration et les formation : par quoi commencer ?
1° La première étape du projet : le cadrage
Au début, le projet doit être parfaitement défini afin que tous les acteurs impliqués aient une vision commune du travail à réaliser.
L'outil spécialisé pour cadrer un projet est le 5W, soit le QQQOQCP pour la version Française de cet outil fondamental pour le management et le pilotage d'un projet.
Qui ? : Le public cible, les prérequis des apprenants, le partenaire digital, les experts métiers ou les formateurs à impliquer dans le projet.
Le qui permet de définir les personnes qui seront impliquées dans le projet pour digitaliser les parcours d'intégration ou les formations.
Quoi ? : Quelle formation professionnelle à digitaliser, quels contenus dispensés, quel déroulé pédagogique, quelle transformation pour la gramification, quelles compétences, quelles évaluations pour l'apprentissage ?
Le quoi précise les éléments de l'objet du projet.
Où ? : Le lieu pour faire l'ingénierie, le lieu pour les regroupements présentiels ou en Blended Learning ?
Le où précise tous les lieux qui seront utilisés dans le projet pour digitaliser les parcours d'intégration ou les formations.
Quand ? : Quelles sont les échéances du projet, les phases d'ingénierie, les phases de conception, la phase de test, la date du déploiement ?
le quand définit les différentes temporalités du projet de digitalisation.
Comment ? : Comment concevoir l'architecture pédagogique, comment héberger et gérer les grains e-learning et les parcours de formation, quel dispositif d'accompagnement des apprenants, comment évaluer les différentes phases du projet, comment évaluer l'acquisition des compétences ?
Comment impliquer les collaborateurs en interne, comment accompagner le changement des pratiques de gestion des formations ?
Comment changer la lecture pédagogique de la formation à digitaliser ?
Combien ? : Le nombre d'apprenants concernés, quel est le budget du projet, combien de personnes à impliquer dans le projet ?
Le combien précise tous les aspects quantitatifs du projet.
Pourquoi ? : Quelle est la bonne raison d'engager ce projet digital, pourquoi ces formations à digitaliser en priorité, quelles compétences professionnelles à faire acquérir, quels supports digitaux utiliser (écrans simples, écrans animés, écrans interactifs, vidéos simples, vidéos interactives, animations motion design ...).
Le pourquoi est un item fondamental car il permet de vérifier la cohérence de s'engager dans un projet pour digitaliser les parcours d'intégration ou les formations.
Dès le début, le pilote du projet répertorie le maximum d'informations avec l'outil 5W, pour s'assurer de la bonne définition de l'objet du projet à construire.
Lors de l'analyse d'un projet pour digitaliser le onboarding, la prévention ou les formations professionnelles, nous utilisons l'outil d'analyse, les 5W, pour parfaitement comprendre la vision du projet et préciser tous les aspects opérationnels.
Puis vient la première erreur à ne pas commettre !
La digitalisation étant immanquablement associée à la notion d'hébergement des contenus, l'erreur à ne pas commettre est de se précipiter pour signer un contrat avec un fournisseur de plateforme Learning Management Système - LMS.
Grave erreur, car le marché du LMS est aussi opaque que pléthorique.
Le choix d'une plateforme LMS se fait après avoir parfaitement défini le périmètre du projet, cartographié l'architecture pédagogique, précisé la nature des grains à héberger et anticipé les évolutions de la stratégie digitale de l'entreprise à moyen terme.
Des sociétés se retrouvent à payer des mensualités exorbitantes pour une plateforme LMS qui est sous exploitée et qui ne correspond pas aux besoins de connexions.
Maintenant que le projet pour digitaliser les parcours d'intégration ou les formations commence à se préciser et que les premiers points de vigilance sont répertoriés, la seconde étape peut commencer.
2° La seconde étape du projet : quel prestataire digital choisir ?
Cette question est fondamentale car de ce choix hautement stratégique, va découler un vrai plaisir de concevoir ensemble une véritable innovation pédagogique ou un horrible cauchemar de travailler avec un prestataire digital qui :
- n'a pas l'expertise en formation professionnelle
- ne maîtrise pas l'ingénierie pédagogique ni l'ingénierie digitale
- ne sait pas rédiger les storyboards
- ne maîtrise pas les multiples supports numériques utilisés pour créer une séquence Elearning
- ne maîtrise pas en interne les compétences pour digitaliser les storyboards
- ne maîtrise pas la vidéo et encore moins la vidéo interactive
- ne maîtrise pas les prises de son ni le traitement des fichiers audio
- n'applique pas un protocole de communication pour faire les reportings sur l'évolution des productions
- fait appel à des sous-traitants
- ne propose pas l'actualisation des contenus
- ne propose pas une solution d'hébergement LMS ..
Vous constatez que les critères de choix sont très nombreux et ce sont ces critères qu'il faut vérifier avant de s'engager dans un partenariat pour digitaliser les parcours d'intégration ou des modules de formation.
Une fois le bon de commande signé, le prestataire digital va déclencher toute une série d'actions de conception, de réalisation, d'évaluation et de communication qui sont complexes et qui doivent être parfaitement maîtrisées pour débuter le projet sereinement et avec méthode.
Un partenariat digital est une relation professionnelle qui s'inscrit dans le long terme avec l'entreprise.
Le prestataire digital va conseiller et accompagner l'entreprise en tenant compte de son histoire, des ses valeur et de sa stratégie commerciale.
La relation se fonde sur la confiance, le professionnalisme, la réactivité, l'exigence de résultat et sans oublier la convivialité.
Il ne faut pas se tromper de partenaire, au risque de perdre du temps, de la motivation, de l'énergie et beaucoup d'argent.
Pour finir cette étape du choix, vous devez vérifier que le prestataire digital maîtrise en interne toute la chaîne du processus de digitalisation : de la page blanche pour définir la structure gramifiée, jusqu'à l'hébergement LMS en passant par les tournages vidéo et la conception des écrans e-learning interactifs.
La plateforme LMS qui va servir à gérer les productions digitales doit être ergonomique, puissante, sécurisée et doit inclure les fonctionnalités avancées pour la gestion des apprenants et le tracking des données.
Cette seconde étape du projet e-learning est hautement stratégique pour l'entreprise qui se lance dans un projet pour digitaliser les parcours d'intégration ou les formations qui s'inscrit dans le long terme tout en engageant un processus de changement de son organisation interne.
Après un travail de vérification de tous ces critères de choix pour valider le prestataire qui va conseiller et accompagner l'entreprise sur le long et complexe chemin de la digitalisation, arrive l'étape suivante.
3° La troisième étape du projet : l'architecture digitale du parcours de formation
Cette étape est très méthodologique et impose la maîtrise de l'ingénierie pédagogique et digitale, associée à une solide expérience de conception des formations.
Cette troisième étape se concrétise par une ou plusieurs séances d'ingénierie.
Concrètement, les séances d'ingénierie pédagogique se déroulent de préférence dans les locaux de l'entreprise.
Il est possible de faire de l'ingénierie par visio pour les petits projets, comme la digitalisation des formations présentielles déjà existantes (reprise des slides du ppt d'animation).
La première phase de cette étape d'ingénierie digitale consiste à écrire sur un schéma heuristique, tous les contenus possibles pouvant être dispensés par la formation e-learning.
Ce sont les experts métier de l'entreprise qui maîtrisent les contenus de la formation à digitaliser qui précisent l'ensemble des contenus.
A partir de cette cartographie systémique, émergent les thématiques de formation qui vont donner l'architecture pédagogique du projet digital : c'est la gramification.
C'est le prestataire digital qui formalise la gramification définitive du projet.
Cette architecture digitale est fondamentale car c'est à partir de cette structure que va s'organiser la suite du projet et l'écriture des storyboards.
Puis sont définis les titres des modules et des séquences de formation ainsi que les objectifs de compétence.
Pour garder l'engagement des apprenants, la durée des séquences ne devra pas dépasser 15 minutes.
Maintenant que l'architecture digitale du projet est définie, nous pouvons aborder la quatrième étape dont va dépendre la qualité de la formation à distance à créer.
4° La quatrième étape du projet : la rédaction des storyboards
Cet exercice d'écriture pédagogique se fait avec les experts métier de l'entreprise ou avec les formateurs qui maîtrisent les contenus de la formation à digitaliser.
L'écriture d'un storyboard consiste à dessiner les identités visuelles des futurs écrans e-learning que verra l'apprenant, à écrire les voix off qui accompagnent l'apprenant tout en diffusant les informations à mémoriser.
L'écriture des voix off est un exercice très sensible.
Les voix off remplacent le discours du formateur en diffusant les messages pédagogiques et en accompagnant l'apprenant dans son cheminement formatif.
La nature des supports numériques sont choisis selon les messages et les notions que devra mémoriser l'apprenant, seul devant son écran.
Le prestataire digital proposera des interactivités basées sur les méthodes actives pour engager l'apprenant et garder sa concentration et ainsi, atteindre les compétences attendues.
La gamification ou l'utilisation du jeu sera également prévue dans l'écriture du storyboard.
La durée des séances d'ingénierie varie selon la complexité et la volumétrie des informations à digitaliser.
Au terme de la séance d'ingénierie digitale, le prestataire récupère les feuilles de la maquette du storyboard pour entamer l'étape 5.
5° La cinquième étape du projet : la mise au propre du storyboard et la revue
Revenu dans ses locaux, le partenaire digital réalise un travail de réécriture du storyboard en utilisant un template spécifique pour rendre lisible et exploitable le storyboard qui sera ensuite numérisé.
Les identités visuelles sont symbolisées et les voix off sont vérifiées.
Les animations et les interactions sont précisées pour percevoir la dynamique pédagogique des écrans.
Une fois mis au propre, le storyboard est communiqué aux experts métier de l'entreprise qui ont participé à la séance d'ingénierie. La revue des écrans peut commencer.
La revue d'un storyboard consiste à relire attentivement le document pour identifier les modifications, les ajustements et les compléments à faire avant l'étape suivante.
6° La sixième étape du projet : les tournages vidéos et l'enregistrement des voix off
Si le storyboard prévoit des tournages vidéo, les scénographies sont écrites et la planification des prises de vues est établie avec l'entreprise.
Les scripts des voix off sont rédigés pour être envoyés à un studio d'enregistrement spécialisé.
Les paramètres des enregistrements sont mémorisés pour avoir toujours la même qualité sonore.
La réception des fichiers audio déclenche l'étape suivante.
7° La septième étape du projet : la digitalisation du storyboard
Le storyboard étant validé, les fichiers audio et les rushs vidéos sont confiés à nos infographistes, à nos concepteurs d'écrans, à nos monteurs vidéo pour être digitalisés selon les informations données par le storyboard et par les scénographies des vidéos.
Pour ce travail, il est conseillé que le partenaire digital ait en interne une équipe de professionnels ayant les compétences en informatique et en post-production vidéo pour créer des productions digitales mixant différents supports numériques.
En cas de sous-traitance, le risque est d'avoir des délais non respectés, une qualité non maîtrisée et un cumul de marges qui font mécaniquement augmenter le budget du projet.
Cette septième étape produit la V1 digitale pour passer à l'étape méthodologique suivante.
8° La huitième étape du projet : la revue de la version digitale N°1
La première version du produit e-learning est communiquée aux experts métier et au responsable de formation afin qu'ils repèrent les ajustements graphiques à réaliser pour obtenir le produit digital définitif.
9° La neuvième étape : le format scorm pour l'hébergement LMS
Le produit e-learning finalisé est mis sous format scorm.
Le format scorm est le format standard reconnu par toutes les plateformes LMS pour pouvoir héberger et gérer les modules e-learning.
Il est intéressant pour l'entreprise d'avoir un partenaire qui conseille sur la meilleure plateforme ou mieux, propose sa propre solution LMS qui est donc parfaitement maîtrisée et connue.
L'idéal est que le prestataire se charge de faire migrer le produit e-learning dans la plateforme LMS choisie.
Nous retrouvons seulement à cette étape la problématique du choix de la bonne plateforme d'hébergement qui doit correspondre aux besoins de volumétrie, d'ergonomie et de connexions.
10° La dixième étape : le test du modèle
Cette dernière étape consiste à tester l'opérationnalité du produit e-learning auprès d'un panel réduit d'utilisateurs.
Le test consiste à repérer les bugs de navigation, d'animations et d'interactivités afin de réaliser les derniers réglages avant le déploiement définitif à grande échelle.
La digitalisation des parcours de formation nécessite la mise en œuvre d'une méthodologie rigoureuse qui doit être parfaitement maîtrisée par le prestataire digital choisi par l'entreprise.
Mais la méthodologie ne suffit pas à elle seule, elle doit être associée à une longue et solide connaissance de la formation professionnelle pour adultes avec son ingénierie, la connaissance des sciences cognitives de l'apprentissage et la maîtrise des techniques d'animations participatives.
Cette complexité de compétences permet de concevoir des modules de formation e-learning qui sont :
- Ludiques
- Engageants
- Différenciants
- Motivants
- Pédagogiquement efficaces en garantissant l'ancrage mémoriel durable des contenus.
Ineo Tech est spécialisé dans la conception et la réalisation de modules e-learning depuis plus de 10 ans.
Nos domaines de digitalisation :
- L’intégration des nouveaux collaborateurs - onboarding
- La présentation des entreprises - teasers
- Les visites virtuelles d'entreprise
- La formation professionnelle en elearning
- Le marketing digital et les présentations produits
- L’accueil-sécurité
- La prise de poste
- Les formations aux gestes techniques par vidéos interactives - immersives
- La prévention des risques interactive
- La démarche QVT - HSE
- La prévention de la sédentarité informatique
- Les manuels techniques et des documentations
- Les tutoriels informatiques
Si vous recherchez un prestataire digital pour vous conseiller et vous accompagner dans la digitalisation de vos formations,
CONTACTEZ-NOUS, nous vous proposerons la solution digitale qui correspond parfaitement à votre besoin
Nos clients sont des entreprises et des industriels Français et Européens qui travaillent dans tous les secteurs d'activité.
En complément de la conception des supports digitaux, nous proposons notre propre plateforme LMS pour héberger, gérer, tracker et diffuser les productions digitales que nous concevons.
Pour un contact direct et obtenir des informations précises, contactez notre responsable des projets digitaux :
Eric PELTIER 04 88 92 71 99
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